Top 5: Was ist das beste ERP / Warenwirtschafts-System?

Warenwirtschaftssystem Kosten

Die kosten für ein Warenwirtschaftssystem beinhalten:
– Interne Kosten (Schulung der Mitarbeiter)
– Software-Lizenzkosten
– Monatliche Kosten für Support und Updates
– Implementierungskosten (Übertragung der bestehenden Daten)
– Ggf. Hardwarekosten (Handscanner, Etikettendrucker, …)
– Ggf. Anpassungs/Programmierungskosten

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem fallen, je nach benötigten Funktionen, sehr unterschiedlich aus. Von unter 100€ – bis 1000€ im Monat.
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Wir sind Partner von allen gängigen Warenwirtschafts- und ERP-Programmen. Auf Wunsch richten wir die Software für Sie ein und bieten Ihnen vor dem Kauf in der Regel immer eine Kostenlose Testversion an.

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Im Onlinehandel haben Händler und Kunde ein gemeinsames Ziel: Das Produkt so schnell wie möglich vom Auftragseingang zum Versand zu bringen. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen über ein effizientes und flexibles Warenwirtschaftssystem verfügen. Heutzutage müssen Warenwirtschaftssysteme ständig wachsende Anforderungen erfüllen, um Wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das einzige, was für Online-Kunden wichtiger ist als Zeit, ist Geld. Dies zeigt sich darin, dass 70% der Käufer ein Produkt lieber woanders suchen, statt längere Zeit auf Nachbestellungen zu warten. Mit insgesamt 87% sind Kunden jedoch bereit, für einen kostenlosen Versand zwei oder mehr Tage zu warten.

Ein gutes Auftragsmanagement erfordert eine solide Kenntnis der Interessen Ihrer Kunden und Ihrer eigenen Fähigkeiten, um im Onlinemarkt effizient und profitabel zu sein.

Gutes Auftragsmanagement geht jedoch über die Bearbeitungszeiten und Versandkosten hinaus. Die Möglichkeit Lagerbestände mehrerer Verkaufskanäle genau zu verfolgen, ist für den reibungslosen Ablauf von entscheidender Bedeutung. Insgesamt 43% der kleinen Unternehmen verfolgen den Lagerbestand überhaupt nicht, was Ihren Wachstum erheblich einschränkt und unproportional hohe kosten verursacht.

Händisch Eingegebene Daten machen 46% der Fehler bei Lagerbeständen aus. Laut Statista haben von 2016 bis 2017 25% mehr Einzelhändler und Hersteller in bessere Warenwirtschaftssysteme investiert, um diese Probleme zu lösen.

Schließlich sollte die Zahlungsabwicklung aus allen Verkaufskanälen zusammengeführt werden. Ein solides Warenwirtschaftssystem bietet eine umfassende und vernetzte Lösung.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem kontrolliert Verkäufe, Bestellungen, Lagerbestände und die Bearbeitung. Ein gutes Warenwirtschaftssystem ermöglicht die Verwaltung von Bestellungen aus allen Vertriebskanälen an einem zentralen Ort.

Mit einem Warenwirtschaftssystem können Sie Kundeninformationen und Interaktionen verwalten, auf Ihre Buchhaltungsdaten zugreifen, Ihr Kassensystem für den Einzelhandel anpassen und Ihren Lagerbestand aktualisieren – alles von einem System aus.

Mit den richtigen Tools können Sie die gesammelten Daten auch verwenden, um Sie zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse und Lieferkette einzusetzen.

Das folgende Diagramm zeigt einige Funktionen eines Auftragsverwaltungssystems während einer typischen Kundeninteraktion.

Warum brauche ich ein Warenwirtschaftssystem?

Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über ein Art von Warenwirtschaftssystem. Es ist jedoch wichtig, dass alle Sicherheitsstandards und Datenschutzgesetze eingehalten werden. Möglicherweise benutzen Sie nicht das ideale System für Ihre Zwecke. Das zeigt sich sowohl an der mangelnden Kundenzufriedenheit als auch in den Gesamtverlusten Ihres Unternehmens.

Möglicherweise sind Sie sich dieser Verluste nicht einmal bewusst, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen sind oder über einen einzigen Vertriebskanal operieren.

Wenn Sie als Unternehmen wachsen möchten, ist die Integration eines Warenwirtschaftssystems der erste Schritt, um Zukunftsfähig zu sein und einen exponentiellen Kostenanstieg für Verwaltungsaufgaben zu vermeiden.

Ein effizientes Warenwirtschaftssystem bedeutet für Sie weniger manuelle Verwaltungsarbeiten im Betrieb. Diese Einheitliche Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verfolgen und anhand von Statistiken zu veranschaulichen. Dadurch können Sie auf einem Blick sehen, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

1. Aufträge Verwalten

Das wichtigste ist, dass Sie mit Ihrem Warenwirtschaftssystem alle Ihrer Bestellungen verwalten können – beispielsweise wenn Sie zusätzlich zu Ihrem eigenen Onlineshop über Marktplätze wie Amazon oder eBay verkaufen.

Bestellungen die am Telefon, im Geschäft oder auf Ihrer Website eingehen, können einfach nachverfolgt und bearbeitet werden. Der wichtigste Vorteil eines Warenwirtschaftssystems besteht darin, diese Prozesse zusammenzuführen.

2. Lagerbestände Verwalten

Es ist kein Wunder, dass 43% der Einzelhändler die Lagerverwaltung als ihre größte Herausforderung sehen. Das liegt daran, dass sich der Zeit- und damit auch der Kostenaufwand schnell addiert.

Bei mehreren Lagersystemen den Überblick zu behalten kann eine Herausforderung sein. Ein Warenwirtschaftssystem kann diese Aufgabe durch Funktionen wie RFID-Technologie und automatisiertem Lagerabgleich vereinfachen.

3. Bestellungen Bearbeiten

Die Anzahl der Lager ist in den letzten fünf Jahren um rund 7% gestiegen. Dies erleichtert Einzelhändlern die Zusammenarbeit mit externen Logistikdienstleistern oder die Nutzung von Lagerflächen im Ausland.

Ein Lager in unmittelbarer Nähe Ihrer Kunden ist der beste Weg, um eine schnelle und regelmäßige Lieferung zu gewährleisten. Ihr Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen dabei Bestellungen mit den richtigen Etiketten zu versehen und zu versenden.

4. Retouren verwalten

Retouren sind beim Onlinehandel unvermeidlich. Eine falsche Verwaltung kann die Anzahl der tatsächliche Verkauften Produkte erheblich verfälschen und dadurch Probleme in vielen anderen Bereichen des Geschäfts verursachen. Ein Warenwirtschaftssystem kann Onlinehändler dabei unterstützen, Rückgaben und Rückerstattungen bearbeiten.

Warenwirtschaftssystem einer Shop-Plattform verwenden

Einige Unternehmen verwenden ihre E-Commerce-Plattform als Warenwirtschaftssystem. Es wird jedoch im Allgemeinen nicht empfohlen – insbesondere wenn Sie bereits einen größeren Umsatz erzielen.

Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen sind (und dies auch weiterhin bleiben möchten), können Sie alle Bestellungen auf Ihrer Website Verwalten.

Die Verwendung Ihres Onlineshop-Systems für die Auftragsverwaltung ist möglicherweise nicht die beste Lösung, wenn Sie:

– Wenn Sie mehrere Vertriebskanäle haben.
– Langfristiges Wachstum anstreben.
– Bestellungen aus vielen verschiedenen Lagern versenden.
– Bestellungen aus vielen verschiedenen Orten erhalten – z. B. aus Marktplätzen, Läden, Websites usw.
– Komplexe Verwaltungsprozesse haben.
– Ein eigenes Inventar haben aber auch mit Partnern Zusammenarbeiten (z.B. Dropshipping).
– Die Performance Ihrer unterschiedlichen Verkaufskanäle sowie Prozesse auswerten möchten.

6 Kriterien zur Auswahl eines Warenwirtschaftssystems

1. Shop-Integration

Kann das Warenwirtschaftssystem problemlos in Ihren Shop integriert werden, oder müssen Sie Ihren Onlineshop auf einem neuen System aufbauen? Viele führende Warenwirtschaftssysteme sind für die gängigen E-Commerce-Plattformen konzipiert. Falls Sie sich unsicher sind können Sie sich kostenlos von unseren Experten beraten lassen.

2. Zusammenarbeit mit Lieferanten

Wird Ihnen das System die Bearbeitung der Bestellungen von Ihren Lieferanten erschweren? Dies sollte auf gar keinen Fall zutreffen. Das richtige Warenwirtschaftssystem sollte komplexe Aufgaben vereinfachen und die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten erleichtern.

3. Dropshipping / 3PL Integration

Ihr Warenwirtschaftssystem muss nicht nur mit Ihrem Onlineshop kompatibel sein, sondern auch mit denen zusammenarbeiten, die Ihre Bestellungen verpacken und versenden. Gute Systeme verfügen über den Tools, um die Arbeit im Vertrieb und der Verwaltung zu vereinfachen.

4. Skalierbarkeit

Kann Ihr Warenwirtschaftssystem mithalten wenn Sie ein schnelles Wachstum verzeichnen?

Viele Systeme haben ihre Grenzen, und es lohnt sich zu wissen wo diese liegen. Stellen Sie sicher, dass das System in der Lage ist auch in Zukunft noch nützlich zu sein.

5. Auswertungsmöglichkeiten

Warenwirtschaftssysteme sind nicht nur zum Bearbreiten von Bestellungen gedacht. Sie eignen sich auch hervorragend zur Auswertung von Leistungen. Umsatz, Verkaufte Artikel und demografische Berichterstattung sind wichtige Daten, die Ihre Software Visuell aufbereiten sollte.

6. Benutzerfreundlichkeit

Können Sie Multi-Channel-Aufträge unabhängig davon verwalten, wo sich Ihr Kunde auf der Welt befindet und welche Währung er verwendet? Onlineshops öffnen Ihre Türen meist der gesamten Welt, sodass Sprach-, Währungs- und Steuerunterschiede Kopfschmerzen verursachen können.

Ihr Warenwirtschaftssystem sollte so programmiert sein, dass ein Großteil dieser Probleme automatisch bearbeitet wird. So haben Sie mehr Zeit sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsarbeiten zu befassen.

Welches Warenwirtschaftsystem soll ich wählen?

Bei der Auswahl des richtigen Warenwirtschaftssystems sind viele wichtige Faktoren zu berücksichtigen, darunter Unternehmensgröße, Wachstumserwartungen, Auftragsvolumen und Anzahl der Vertriebskanäle.

Falls Sie schon eine ERP-Software für andere Aufgaben verwenden, ist ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kompatibilität der Programme untereinander. Die nahtlose Integration der beiden Systeme kann die Effizienz von Geschäftsprozessen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Ein ERP-System kann auch gleichzeitig alle Funktionen eines Warenwirtschaftssystems übernehmen. Hier kommt es darauf an welche Software Sie nutzen. Wir empfehlen immer, von Anfang an eine ERP-Komplettlösung zu verwenden, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Die genauen Unterschiede zwischen einem Warenwirtschafts- und ERP-System können Sie unter folgendem link nachlesen:

Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem / ERP-System?

Sie müssen intern festlegen welche Funktionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, um eine passende Software zu finden. Sie können bei einigen Anbietern sogar Branchenspezifische Software finden, die Beispielweise für
Spielwaren, Juweliere, Schuhe oder Textilhandel ausgelegt sind.

Warenwirtschaftssystem Kosten

Bei den Kosten für das Warenwirtschaftssystem sollten Sie nicht nur die Software, sondern auch die Hardwarekosten beachten. Auch wenn die Software auf jedem PC oder Laptop laufen kann, wird manchmal Zusatzhardware für bestimmte Prozesse benötigt. Dazu gehören beispielsweise die Registrierkasse, der Bondrucker oder der Etikettendrucker für die Warenauszeichnung.

Die Preisspanne bei den Warenwirtschaftssystemen ist sehr groß. Es gibt sogar einige für unter 100 € im Monat. Manchmal benötigen Unternehmen auch Software, die speziell Programmiert wird und Einmalkosten über mehrere hundert tausend und laufende monatliche Wartungskosten bis zu 1.000 € erfordern. Die Angebote sind also sehr unterschiedlich. Es gibt Anbieter bei denen Sie die Systeme kaufen und einen Wartungsvertrag für Softwareupdates abschließen müssen. Dabei wird üblicherweise ein Leasing für die Finanzierung des Gesamtpaketes angeboten. Es gibt heutzutage aber auch teilweise sehr günstige Abo-Modelle. Wichtig ist hier natürlich den Anbieter bzw. das System vorher genau zu kennen.

Wir helfen Ihnen gerne dabei das passende System für Ihr Unternehmen zu finden, individuell für Ihre Branche und Budget. Schreiben Sie uns einfach an.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems liegen darin, dass Zeit gespart und mühsame manuelle Aufgaben minimiert werden.

1. Weniger manuelle Arbeit

Ein WaWi-System reduziert und Automatisiert Ihre manuellen Arbeiten bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen.

2. Genauigkeit

Wie bereits erwähnt machen Tippfehler u.ä. 46% der Fehler in der Lagerverwaltung aus. WaWi-Systeme können Bestellinformationen automatisch an den richtigen Partner (z.B. bei Dropshipping) senden, sodass diese anschließend nachverfolgt und bearbeitet werden können.

3. Bessere Analysetools

Ihr WaWi-System sollte eine genaue, unkomplizierte Berichterstellung ermöglichen, damit Sie die einzelnen Bereiche Ihres Geschäfts Analysieren und die gesetzlichen Anforderungen einhalten können.

4. Besseres Kundenerlebis

WaWi-Systeme ermöglichen es, den Kunden einfach und automatisch Informationen über ihren Bestellstatus zu senden.

Fazit

Der Onlinehandel wächst international weiter und die Antwort auf die Frage nach dem richtigen Warenwirtschaftssystem wird immer komplexer. Wir helfen Ihnen gerne dabei die richtige Warenwirtschaftssoftware für Ihr Unternehmen zu finden.

Ein WaWi-System bietet einen vollständigen Überblick über den gesamten Lebenszyklus aller Bestellungen über alle Kanäle hinweg und gibt Ihren Mitarbeiten Zeit, sich auf das das Kerngeschäft zu konzentrieren